Asiakastarina - Destia Oy

Destian digiharppaus parempaan asiantuntijatyön kohdentamiseen

Lähdimme alun perin uteliaisuudella mukaan Legal Techin pilottiprojektiin ja päädyimme tilanteeseen, jossa meidän sisäisen pilottijakson loppupuolella Citrus Robotti jäi käyttöömme”, kertoo Destian Legal Counsel Tomi Rantasaari tutkimusretkestä digitalisoinnin mahdollisuuksiin.

Suomen suurimman infra-alan palveluyhtiö Destian lakiosaston asiantuntijoiden työajasta merkittävä osa kului aiemmin erilaisten yhteistyösopimustekstien rutiininomaiseen valmisteluun.

Toive oli, että saisimme kätevästi automatisoitua sopimuksiin liittyvää rutiininomaista työtä”, kuvailee Rantasaaren parina pilottiyhteistyössä mukana ollut Destian Legal Counsel Maria Riihimäki.

Citrus ja Destia tunnustelivat yhteistyön mahdollisuuksia loppukeväällä 2020. Yhteistyö päätettiin käynnistää 12 kuukauden pituisella pilottiprojektilla, jossa ohjelmistorobotiikka-työkalun Citrus Robotin käyttöönotto Destiassa toteutettiin täysin virtuaalisesti.

Työkalun haltuunotto on prosessi

Citrus Robotin käyttöönotto tarkoitti työkalun opettamista tunnistamaan Destian asiakirjoja ja luomaan sopimusten luontiin tarvittavaa logiikkaa. Työ aloitettiin lisä- ja muutostyötarjousten prosessista. Vuoden pilotoinnin aikana kehityskäyrä oli nousujohteinen, vaikkakin ajoittain ratkaisun kehittämisessä kohdattiin haasteita.

Tuntuu, että Robotin toimintalogiikka on muuttunut pyyntöjemme perusteella. Citrus pienenä toimijana on kyennyt kuuntelemaan asiakasta, ja sehän olikin syy, miksi heidät valitsimme”, kuvailee Rantasaari yhdessä kuljettua työkalun kehittämisen matkaa. 

Riihimäki kertoo heidän olleen tyytyväisiä citruslaisten ammattitaitoon:

Yllätyimme siitä, miten Citruksen tiimi sisäisti itselleen vieraan toimialan monimutkaiset sopimusehdot varsin lyhyen ajan sisällä.”

Citruksen tuotevastaavan, Chief Digital Officer Tommi Tiiran mukaan yhteinen tuotekehittäminen oli antoisaa ja synnytti oivalluksia.

Kun kehitetään ratkaisua yhdessä asiakkaan kanssa ja vastataan asiakkaan arjen tekemisestä kumpuaviin tarpeisiin, ollaan menossa oikeaan suuntaan. Destialaiset haastoivat ajatteluamme raikkaalla tavalla, mikä loi uusia mahdollisuuksia myös muille Robotin käyttäjille.”

Robotti disruptoi toimialoja

Odotukset puolin ja toisin olivat alussa korkealla, ja Destian toiveita kuuntelemalla aktiivisen kehitystyön aikana Citrus Robotti on kehittynyt suuntaan, jota Citruksessa ei ollut osattu ennakoida.

Citrus Robotti taipuu monenlaisten eri organisaatioiden digitalisoinnin tarpeisiin, ja auttaa uudelleen muotoilemaan toimintatapoja, jotka ovat pysyneet samoina jo kenties viimeiset sata vuotta”, Destian projektissa muotoilijana ollut Taina Koskinen sanoo.

Yhteistyö on antanut Destian lakiosastolle näkymää digitalisaation mahdollisuuksista.

Pilotoinnin aikana olemme joutuneet miettimään omien sopimuspohjiemme logiikkaa ja käytettävyyttä myös legal design -näkökulmasta. Prosessi on auttanut näkemään digiratkaisujen mahdollisuuksia tulevaisuuden kannalta", kiteyttää Rantasaari pilottiprojektin pinnalle tuoneet ajatukset.

Citrus Robotti vapauttaa aikaa ja tuo säästöjä

Citrus Robotin ydinosaamista on yhdistää asiantuntijatietoa ja teknologiaa sekä moninkertaistaa asiantuntijoiden tuottavuus. Se automatisoi prosesseja, vähentää virheitä ja säästää kalliilta ohjelmistoprojekteilta.

Käyttömahdollisuudet eri toimialoilla ovat laajat, ja Robotti skaalautuu organisaatioiden monenlaisiin toimintoihin. On olemassa ääretön määrä erilaisia asiakirjoja, joiden luominen, muokkaus ja hallinta voidaan ottaa pois ihmisiltä. Käyttöönoton alkutaipaleella esimerkiksi organisaation lakiosasto kouluttaa Robotin ja määrittelee sille tietyn toimenkuvan, ohjaa asiakirjalogiikkaa ja hallinnoi laatua keskitetysti.

Lopputuloksena syntyy hyötyjä laajalle skaalalle osaajia: kaikki asiakirjojen laatimiseen ja luonnosversioiden hallintaan liittyvä työ vapautuu varsinaiselle asiantuntijaosaamista vaativalle työlle.

Destian lakipalveluissa on nyt otettu huima harppaus Legal Techin tarjoamiin mahdollisuuksiin. Käytännössä on siis ravisteltu ajatuksia ja totuttuja toimintatapoja, otettu asiantuntijan avuksi teknologiaa ja siten uudistettu juridisia prosesseja.

Tulevaisuudessa teknologian avulla voidaan automatisoida paljon sellaista työtä, johon aiemmin on jouduttu käyttämään huomattavan paljon työaikaa.