Apua pk-yrityksille tietosuojan toteuttamiseen
Miten pk-yritys voi toteuttaa tietosuojan tehokkaasti?
Citruksen Jaakko Viitanen vastasi tähän kysymykseen Elinkeinoelämän keskusliitto EK:n koulutustilaisuudessa 17.11.2017 Helsingissä.
1) Analysoi tietosuojanne tilanne
- Mikä on henkilötietojen käsittelyn nykytila?
- Mitä kehittämistarpeita niistä löytyy?
- Millainen riski niihin liittyy?
- Mitä asioita tulee ensisijassa laittaa kuntoon?
- Aloita asiakkaisiin ja viranomaisiin niveltyvistä
2) Toteuta tai teetä tarvittavat muutokset
- Prosessien ja työmenettelyjen määrittely ja ohjeistukset
- Tietojärjestelmiin liittyvät tekniset vaatimukset
- mm. rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseksi kuten omien tietojen poisto ja tietojen saaminen ulos siirrettävässä muodossa
- Hankintoihin ja sopimuksiin liittyvät muutokset
- Valvonnan ja seurannan organisointi
- mm. tietojärjestelmien lokit ja niiden seuranta
3) Varmista muutokset jatkossa
- Projektina vaatimuksenmukaisuuden tason saavuttaminen, jatkuvana toimintana riittävä seuranta ja valvonta
- Henkilökunnan, kumppaneiden, asiakkaiden kouluttaminen
- Riittävän dokumentaation ja ohjeistuksien teettäminen
- Arkipäiväinen seuranta
- Mahdollista tietosuoja ja poikkeamista selviäminen
- Oikeilla tietoturvatyökaluilla (käyttövaltuushallinta, lokienhallinta)
- Oikeilla tiedon hallinnan työkaluilla (tietojärjestelmät, kirjanpito tietosuojatapahtumista)
Apukysymyksiä selvitykseen
- Mitä henkilötietoja käsittelemme? Miksi? Tarvitaanko tätä kaikkea kerättyä henkilötietoa? Mitä tästä on dokumentoitu, entä mitä sovittu? Mikä riski tähän liittyy?
- Ketkä käsittelevät henkilötietojamme? Miksi? Mitä tästä on sovittu ja mitä ohjeistettu? Miten tätä seuraamme? Mikä riski tähän liittyy?
- Mitä kerromme tästä asiakkaille? Missä tilanteissa ja miten?
- Mitä ovat rekisteröidyn oikeudet? Miten ne liittyvät meihin? Miten huolehdimme näistä? Mitä riskejä näihin liittyy?
- Miten todistamme sisään rakennetun ja oletusarvoisen tietosuojamme, tietosuoja-asetuksen mukaisuuden? Entä miten vastaamme ilmoitusvelvollisuuteen?
- Kuka vastaa meillä näistä asioita? Millä kyvykkyyksillä?
Tutustu myös